Política de protección de datos personales

Objetivo

La presente política tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a la ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR   en el desarrollo de su objeto social.

1. Alcance

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR.

1. Marco Normativo de la Política

• Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales.

• Decretos y circulares externas que reglamenten la norma indicada en el numeral anterior.

• Sentencia de Constitucionalidad C–748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos personales requeridos para mejorar los resultados obtenidos en la revisión por la dirección.

1. DESARROLLO DE LA POLÍTICA

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba para las finalidades propias de su objeto misional.

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.

1. ESTRATEGIAS

1. Tratamiento.

Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son:

•  Perspectiva Jurídica

•  Perspectiva Tecnológica

•  Perspectiva Organizacional

1. Divulgación y Capacitación.

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política a través de su Comité de Seguridad de la Información.

1. Organización interna y Gestión de riesgos. 

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en su Comité de Seguridad de la Información. Al interior de dicho Comité se ha definido el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, rol que estará dentro de las atribuciones funcionales del actual Oficial de Seguridad de la Información. 

1. DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
• Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR, que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Seguridad.

1. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

1. Datos Personales Sensibles

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

1. Tratamiento de Datos Personales Sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

1. Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR se compromete entonces, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

1. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:

1. Bases de datos Confidenciales:

Son bases de datos o ficheros electrónicos con información confidencial la cual trata el modelo de negocio de LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR., es el caso de datos financieros, bases de datos del personal, bases de datos con información sensible sobre directivos, proveedores etc.

1. Bases de datos con Información Sensible:

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR., el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.

1. Bases de datos con Información Pública:

Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

1. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR en su condición de responsable del tratamiento.
• Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR., salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
• Recibir información por parte de LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo tramite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales vigentes.
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

1. DEBERES DE LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR.  EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR., tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos.

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada como entidad de Certificación Digital de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 527 de 1999 y dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.

1. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. Generalidades Sobre la Autorización

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR informará al titular de los datos, lo siguiente:

• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.

1. Garantías del Derecho de Acceso

LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.

1. Consultas

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico contacto@construirbienestar.com.co 

1. Contratos

En los contratos laborales, LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR.  incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.

1. Transferencia de Datos Personales a Terceros Países

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular. 

1. REGLAS GENERALES APLICABLES

• LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR Establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
• LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
• El Comité de Seguridad será quien tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.
• LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
• Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
• LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR para garantizar la protección de la información personal, adoptará, en sus portales transaccionales, todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar mecanismos de seguridad tecnológicos como es el caso de software de seguridad, firmas digitales, certificados.
• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.  
• El Oficial de Protección de Datos, deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el website de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

1. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE GESTAR INNOVACIÓN S.A.S.

1. Los responsables

Es Responsable del tratamiento de datos personales «la persona natural o jurídica, pública o privada, que […] decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos». De esta manera, el responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley.

En el caso de LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR., el Comité de Seguridad es el responsable de adoptar las medidas necesarias para el buen tratamiento de los datos personales. Quien desarrolla la Secretaría Técnica del Comité es el Oficial de Protección de Datos Personales.

La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada en sesión de Comité de Seguridad de LA ASOCIACION MUTUAL CONSTRUIR BIENESTAR. el día diez (10) de Enero de 2019.